邮箱开了自动回复，只写正在外出，对方不知道该等一天还是一周，于是改去问同事，或在你回来前反复发信。日期含糊时，紧急事项被拖住，不紧急的也被同一封套话催来催去。
在自动回复里写明离开和回来的日期，以及需要当天处理时可以联系的同事方式，如果确实有人代收。不要写家庭住址和行程细节。保存前把日期和日历对一下。回来当天关掉自动回复，给自己发一封测试信确认不再自动回。
对方收到自动回复时，往往就要决定是否改期或转交。清楚的日期让这一个决定做完，不必再猜你周几在办公室。回复是机器发的，你不在时改不了措辞，所以发出前要把日期写具体，而不是只写近期。
不必写航班、酒店或每天的安排。日期和一个工作上的代收方式足够。写得太长反而把不相关的私事放进每一封回信。也不要忘记回来后关闭，否则人已经在座位上仍显示外出。
设外出的同时在日历那天标一个关掉自动回复的提醒。出发前读一遍回复正文里的日期，和车票或请假条对一下。这两件事和订票放在同一张清单上，回来第一天先看邮箱设置。
测试信能收到带正确日期的自动回复，回来后测试不再自动回复，同事也没有再问你哪天回，就说明写清并按时关掉了。若日期写错，立刻改回复内容，不要等这趟外出结束。